NPC PRO QUALIFIER & IFBB PRO LEAGUE SEMİNER – WORKSHOP – ORGANİZASYON PROJESİ

ÖRNEK Şema

NPC PRO QUALIFIER & IFBB PRO LEAGUE SEMİNER – WORKSHOP – ORGANİZASYON PROJESİ

Hazırlayan:IFBB PRO COACH CAN ÜNALIFBB Pro League Coach – NPC Pro Qualifier Organizasyon Danışmanı – Yarışma Promotörü – Profesyonel Koç – Sporcu Hazırlık Danışmanı

PROJENİN AMACI VE PROFESYONEL BAKIŞ AÇISI

Türkiye’de gerçekleştirilen seminer, workshop ve organizasyonların büyük çoğunluğu; plansız, altyapısız, teknik bilgiden uzak ve amatör bir anlayışla yapılmaktadır. Oysa bir etkinlik, sahne ışığından barkovizyona, simültane tercümesinden salon akışına kadar detaylıca planlanmalı, prova edilmeli ve profesyonel ekiplerle yürütülmelidir.

Ben IFBB PRO COACH CAN ÜNAL olarak, dünya standartlarında organizasyonlarda görev alan bir saha adamı, antrenör, organizasyon danışmanı ve promotör kimliğimle, Türkiye’de profesyonel bakış açısının eksikliğini yıllardır gözlemliyorum. Bu proje; hataların neden tekrarlandığını anlatan, olması gerekenleri detaylandıran ve sıfırdan bir örnek teşkil edecek şekilde hazırlanmıştır.

ORGANİZASYON ALANI KURULUMU VE DETAYLARI

Salon Alanının Kurulumu:

• Seminer Alanı: Profesyonel ses sistemi, ışıklandırma, barkovizyon, simültane tercüme kabini, konuşmacı masası, oturma düzeni, kayıt masası

• Workshop Alanı: Uygulama sahası, malzeme istasyonu, mikrofonlu eğitmen alanı, kayıtlı katılımcı listesi

• Simültane Tercüme Kabini: Ses yalıtımlı kabin, kablosuz kulaklık dağıtımı, simultane mikrofon sistemi, tercüman monitörü

• Protokol & Basın Alanı: Ayrı giriş, özel oturma düzeni, protokol sorumlusu, basın alanı

IŞIK – SES – BARKOVİZYON – TEKNİK ÖN TESTLER

• Işık ölçümleri yapılmalı (Luxmetre ile min. 1000 lux sağlanmalı)

• Ses sistemi yankı ve frekans testleri yapılmalı

• Barkovizyon görüntü testi, çözünürlük ve yansıma kontrolü yapılmalı

• Tüm ekipmanlar etkinlikten bir gün önce kurulmalı ve deneme yayını alınmalı

SİMÜLTANE TERCÜME SİSTEMİ TESTİ VE YAPILANDIRMASI

• Sistem kurulumu sonrası boş salonda test yayını yapılır

• Tercüman ekibiyle konuşma senaryoları üzerinden deneme yapılır

• Kulaklık, verici, çeviri akışı kontrol edilir

• Salon içi sinyal seviyeleri kontrol edilir

KATILIMCI – PROTOKOL – SAHNE AKIŞ PAYLAŞIM SİSTEMİ

• Tüm katılımcı listeleri ve protokol sıralaması, organizasyon backstage sorumlusu ve sahne koordinatörüyle paylaşılır

• Herkese görevli kimlik kartı verilir

• Zaman çizelgesi yazılı olarak dağıtılır

SORU – CEVAP OTURUM AKIŞI YÖNETİMİ

• Her panelin sonunda 10-15 dakikalık soru-cevap bölümü oluşturulur

• Katılımcıların yazılı veya mikrofon aracılığıyla soruları alınır

• Moderatör tarafından sırayla yönlendirilir

• Tüm sorular önceden kategori bazlı değerlendirilir

WORKSHOP EKİPMAN YÖNETİMİ

• Tüm kullanılacak ekipmanlar listelenir (mat, dumbell, elastik bant, protan kitleri, su, havlu, dezenfektan)

• Depo sorumlusu belirlenir

• Uygulama sırasında anlık eksiklerin tamamlanması sağlanır

PERSONEL BRIEFINGİ VE GÖREV DAĞILIMI

• Tüm ekip sabah brifingine alınır

• Akış, görev dağılımı, acil durumlar konuşulur

• Sahne önü – backstage – kayıt – medya – güvenlik – protokol ekipleri ayrı ayrı brieflenir

SEKTÖRDEKİ YAYGIN HATALAR VE BU PROJEDE YAPILMASI GEREKENLER

• Eksik ışıklandırma → Lux ölçümlü, poz testli ışık kurulumları yapılmalı

• Zayıf ses sistemi → Profesyonel ses şirketiyle çalışılmalı, prova yapılmalı

• Barkovizyon kalitesizliği → 4K çözünürlük, yansımasız ekran, uygun açılar sağlanmalı

• Tercüme sistemleri eksikliği → Kabinli sistem, testli altyapı sağlanmalı

• Moderasyonun olmaması → Tecrübeli sahne moderatörü görevlendirilmeli

• Salon düzenlemeleri yetersizliği → Alan planlaması doğru yapılmalı, protokol ve seyirci düzeni profesyonelce kurulmalı

SARF MALZEMELER VE DETAYLARI

• Yazı tahtaları, kalemler, silgiler

• Not defterleri, bilgilendirme dosyaları

• Katılımcı kartları, yaka kartları, bileklikler

• Tercüme kulaklıkları, yedek bataryalar

• İkram malzemeleri (bardak, su, kahve, şeker)

• Hijyen kitleri (maske, dezenfektan, peçete)

• Çift taraflı bant, ip, klips, yedek piller

• Simültane sistem yedek kabloları

• Powerbank ve prizler

PROJE SONUCU VE TÜRKİYE’DEKİ FARKINDALIK

Bu proje, Türkiye’de sıradanlaşmış organizasyon kültürünü aşmak ve örnek bir profesyonellik modeli ortaya koymak için hazırlanmıştır.Sektördeki alışkanlıklar değişmediği sürece “mış gibi” yapılan işlerin yerini hiçbir zaman gerçek profesyonellik alamaz.

Ben, IFBB PRO COACH CAN ÜNAL olarak; bu vizyonla hareket ediyor ve uluslararası düzeyde sahne ve etkinlik organizasyonlarında olduğu gibi Türkiye’de de çıtayı yukarı taşımaya devam ediyorum.